Isi
Selama banjir, kebakaran, angin topan, gempa bumi, keadaan darurat buatan manusia, ancaman, atau bahkan peristiwa yang direncanakan, rumah sakit harus merespons dengan cara yang memenuhi kebutuhan pasien, staf, dan pengunjung. Sistem Komando Insiden Rumah Sakit (HICS) memberi mereka kerangka kerja untuk membangun respons dengan cepat dan menskalakannya agar sesuai dengan besaran situasi. Ini penting karena mengelola insiden skala besar bukanlah sesuatu yang dilakukan sebagian besar perawat, dokter, atau administrator sehari-hari.Apa itu HICS?
HICS hanyalah pendekatan standar untuk mengelola insiden kompleks. Setiap rumah sakit yang mengadopsi proses ini setuju untuk mengikuti prinsip umum dan menggunakan terminologi standar jika terjadi keadaan darurat atau kejadian berskala besar. Prinsip-prinsip HICS berasal dari Incident Command System (ICS) yang dikembangkan untuk mengelola kebakaran hutan liar di California pada tahun 1970. Kebakaran liar menggunakan sumber daya dari banyak organisasi yang berbeda, dan orang-orang tersebut tidak semuanya melakukan hal-hal dengan cara yang sama. ICS menstandarkan respons terhadap kebakaran, yang membuat semua orang lebih efisien dan lebih aman.
Bahkan di dalam satu rumah sakit, setiap departemen mungkin melakukan hal yang berbeda. Sama seperti saat kebakaran hutan, HICS memungkinkan rumah sakit untuk menstandarkan pendekatannya terhadap suatu peristiwa secara global, meskipun setiap departemen melakukan hal-hal dengan caranya sendiri selama operasi normal. Dalam layanan pemadam kebakaran, mengadopsi ICS menyebabkan banyak standarisasi struktur komando di masing-masing departemen kebakaran, yang juga mulai terjadi di industri rumah sakit. Ini bagus; orang memahami konsep HICS dengan lebih baik jika mereka menggunakannya sepanjang waktu.
ICS sudah ada sejak tahun 1970-an. HICS menjadi populer sekitar 20 tahun kemudian, sebagian besar di daerah yang akrab dengan kebakaran hutan liar dan nyaman dengan penggunaan ICS. Setelah serangan 9/11, pemerintah federal menerapkan Sistem Manajemen Insiden Nasional (NIMS), yang menggabungkan ICS. Sejak itu, HICS menjadi lebih umum di seluruh negeri dan di seluruh dunia.
Manfaat HICS
HICS memiliki lima elemen utama yang bekerja sama dan memungkinkan rumah sakit untuk secara efektif mengelola sebuah insiden:
- Kembangkan struktur komando yang menghilangkan duplikasi, dapat diskalakan agar sesuai dengan kebutuhan insiden, dan mengikuti rentang kendali yang wajar (insiden yang lebih besar membutuhkan lebih banyak pemimpin)
- Integrasikan orang-orang dari berbagai bagian rumah sakit dan dari lembaga luar ke dalam struktur komando
- Identifikasi kebutuhan dan tetapkan tujuan untuk menyelesaikan insiden tersebut
- Kembangkan strategi untuk mencapai tujuan
- Memberikan dukungan dan arahan kepada mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tujuan (respon taktis)
Praktik terbaik untuk membuat HICS berhasil dimulai dengan perencanaan. Seseorang harus ditunjuk sebagai Manajer Program Darurat untuk merencanakan dan memandu Rencana Operasi Darurat (EOP). Harus ada ruang di rumah sakit yang didedikasikan untuk digunakan sebagai Pusat Komando Rumah Sakit (HCC) jika terjadi insiden yang memerlukan tanggapan HICS. Idealnya, HCC akan memiliki beberapa saluran telepon khusus dan konektivitas internet. Dalam fasilitas modern, HCC harus memiliki redundansi untuk memastikan bahwa ia dapat terus beroperasi meskipun fasilitas tersebut kehilangan daya.
Rentang Kontrol yang Dapat Dikelola
HICS mendorong penggunaan rentang kendali yang dapat dikelola, yang berarti bahwa tidak ada satu orang pun yang boleh memiliki terlalu banyak bawahan langsung. Biasanya, rekomendasinya adalah membuat tim terdiri dari tiga hingga tujuh orang. Dengan kata lain, jika tugas bisa dilakukan dengan lima orang, satu pemimpin harus melakukannya. Jika tugas membutuhkan 14 orang, setidaknya harus ada dua tim, masing-masing dengan pemimpinnya sendiri untuk mengarahkan pekerjaan.
Ini adalah salah satu prinsip terpenting ICS dan HICS. Selama operasi sehari-hari di hampir semua bisnis, para pemimpin sering kali mengawasi tim yang jauh lebih besar dari tujuh orang. Itu berhasil karena pekerja dan anggota tim biasanya ahli dalam tugas yang mereka lakukan secara rutin. Pengawasan dalam situasi ini terbatas pada keadaan luar biasa dan sebagian besar pekerja mampu menyelesaikan tugas tanpa campur tangan pemimpin tim.
Kejadian darurat atau acara khusus berbeda. Ini adalah situasi unik di mana orang akan diminta untuk melakukan tugas yang biasanya tidak mereka lakukan. Beberapa tugas mungkin serupa dengan apa yang mereka lakukan setiap hari, tetapi seringkali tugas tersebut disertai dengan banyak pertanyaan yang perlu dijawab saat insiden berlangsung. Penting untuk tidak membebani pemimpin dengan tim besar yang tidak terkelola.
HICS membahas rentang kendali melalui struktur komando organisasi yang fleksibel. Misalnya, jika kebocoran gas medis di satu bagian rumah sakit mengharuskan departemen untuk mengungsi sampai bagian pemeliharaan dapat dimatikan, rumah sakit dapat mengaktifkan HICS dengan seorang Komandan Insiden (lihat di bawah) dan beberapa anggota staf komando untuk mengarahkan departemen tentang bagaimana menanggapi. Jika kebocoran tumbuh ke titik di mana ada beberapa departemen yang mengevakuasi, sekarang jumlah pemimpin meningkat ke titik di mana seorang Komandan Insiden tidak dapat secara efektif melacak semua yang terjadi. Jadi, Komandan Insiden dapat menunjuk seseorang sebagai Kepala Operasi dan orang lain sebagai Kepala Logistik. Kedua orang tersebut kemudian dapat mengarahkan tim mereka sendiri dan menanggapi insiden tersebut, membebaskan Incident Commander untuk menangani hal-hal lain seperti pesan informasi publik dan pemberitahuan dari pimpinan rumah sakit tambahan.
Struktur Perintah HICS
Salah satu prinsip dasar ICS adalah rantai komando yang jelas, yang terdiri dari Komandan Insiden dan empat bagian: Operasi, Perencanaan, Logistik, dan Keuangan / Administrasi. Bergantung pada seberapa kompleks insidennya, setiap bagian HICS dapat dibagi lagi menjadi cabang, unit, dan tim, yang dipimpin oleh direktur cabang, pemimpin unit atau tim. Judul "manajer" disediakan untuk tugas-tugas yang mungkin melintasi beberapa divisi lain, seperti manajer penahapan atau manajer pelacakan pasien. Di ICS tradisional, ada subdivisi tambahan yang biasanya tidak digunakan di HICS.
Salah satu cara para pemimpin di HICS diidentifikasi adalah dengan mengenakan rompi berkode warna dengan judul yang terlihat jelas. Warna yang terkait dengan setiap bagian disertakan di bawah ini.
Staf Komando Insiden (Rompi Putih)
Incident Commander (IC) bertanggung jawab atas segala sesuatu yang terjadi ketika dia bertanggung jawab atas insiden tersebut. IC akan memandu dan mendukung empat kepala bagian untuk menetapkan tujuan dan memenuhinya. Jika terjadi kebingungan atau ketidaksepakatan, Komandan Insiden membuat keputusan akhir. IC mungkin memiliki staf tambahan jika perlu, seperti Petugas Informasi Publik atau Petugas Keselamatan. Besarnya staf Komandan Insiden ditentukan oleh ukuran dan kompleksitas insiden tersebut.
Incident Commander kemungkinan besar adalah administrator rumah sakit tingkat tinggi, seperti CEO, COO, Chief Medical Officer (CMO), atau Chief Nursing Officer (CNO). Beberapa rumah sakit akan menggunakan Manajer Program Darurat, yang kemungkinan besar akan menjadi orang dengan pengetahuan kerja terbaik HICS. Karena insiden terjadi pada semua jam, siang atau malam, juga cukup masuk akal untuk mengasumsikan bahwa supervisor keperawatan atau administrator panggilan mungkin perlu mengisi peran sampai administrator dengan peringkat yang lebih tinggi dapat melakukannya.
Dalam banyak kasus, akan ada banyak orang yang bertanggung jawab atas respons keseluruhan terhadap suatu insiden (kebakaran, kekerasan, atau bencana alam, misalnya). Dalam kasus ini, perwakilan dari setiap lembaga yang bertanggung jawab atas insiden tersebut akan bekerja sama dalam apa yang dikenal sebagai Komando Bersatu. Dari grup Komando Terpadu ini, seseorang akan ditunjuk untuk bertindak sebagai Komandan Insiden.
Staf Bagian Operasi (Rompi Merah)
Bagian Operasi adalah tempat sebagian besar pekerjaan diselesaikan. Semua keputusan taktis untuk mencapai tujuan insiden dibuat oleh Kepala Seksi Operasi (Kepala Operasi) yang melapor kepada Komandan Insiden. Posisi ini membutuhkan pengetahuan teknis yang tinggi tentang operasi rumah sakit dan oleh karena itu akan diambil dari kelompok kandidat yang sama dengan Komandan Insiden. Ingat supervisor perawat yang harus menjadi Incident Commander ketika kejadian dimulai pada jam 3:00 pagi? Dia orang terbaik untuk pekerjaan Kepala Operasi segera setelah CEO muncul untuk mengambil alih sebagai IC.
Sebagian besar cabang dan unit tambahan akan muncul di Bagian Operasi saat insiden berkembang dan menjadi lebih kompleks. sangat penting bagi Ops Chief untuk menggunakan cabang guna mempertahankan rentang kendali yang dapat dikelola.
- Direktur Cabang Perawatan Medis akan melapor kepada Kepala Operasi dan akan mengawasi semua aspek perawatan pasien. Di bawah Direktur Cabang Perawatan Medis, dapat ada Pemimpin Unit Rawat Inap, Pemimpin Unit Rawat Jalan, Pemimpin Unit Perawatan Kecelakaan, Pemimpin Unit Kesehatan Perilaku, Pemimpin Unit Penunjang Klinis, dan Pemimpin Unit Pendaftaran Pasien.
- Direktur Cabang Infrastruktur bertanggung jawab atas fasilitas tersebut. Di kebanyakan rumah sakit, ini akan menjadi staf pemeliharaan. Di bawah Direktur Cabang Infrastruktur, mungkin ada Pemimpin Unit Tenaga / Penerangan, Pemimpin Unit Air / Saluran Pembuangan, Pemimpin Unit HVAC, Pemimpin Unit Bangunan / Tanah, atau Pemimpin Unit Gas Medis.
- Direktur Cabang Keamanan cukup jelas dan dapat mengawasi Pemimpin Unit Kontrol Akses, Pemimpin Unit Kontrol Kerumunan, Pemimpin Unit Kontrol Lalu Lintas, Pemimpin Unit Pencarian, dan Pemimpin Unit Antarmuka Penegakan Hukum.
- Direktur Cabang HazMat bertanggung jawab atas setiap dekontaminasi pasien atau fasilitas dan untuk menanggapi setiap tumpahan. Unit di bawah Cabang HazMat meliputi Deteksi dan Pemantauan, Respons Tumpahan, Dekontaminasi Korban, dan Dekontaminasi Fasilitas / Peralatan.
- Direktur Cabang Business Continuity adalah orang yang menjaga komputer tetap berjalan. Ini biasanya merupakan posisi kepemimpinan TI. Di bawah Cabang Kontinuitas Bisnis adalah Unit Sistem dan Aplikasi TI, Unit Kontinuitas Layanan, dan Unit Manajemen Arsip.
- Direktur Cabang Bantuan Keluarga Pasien membawahi dua peran penting: Unit Pelayanan Sosial dan Unit Reunifikasi Keluarga. Bergantung pada jenis insiden, unit ini akan menjadi dua yang paling sibuk. Meski tampak seperti cabang kecil, ini bisa berdampak paling besar pada persepsi publik tentang seberapa baik sebuah insiden ditangani.
Bagian Perencanaan (Rompi Biru)
Kepala Seksi Perencanaan melapor kepada Komandan Insiden dan bertanggung jawab untuk melacak insiden dan sumber daya. Kepala Seksi Perencanaan sebenarnya tidak merencanakan tetapi bertanggung jawab untuk menulis rencana dan mengumpulkan serta menyebarkan informasi. Orang yang mampu menjadi Kepala Seksi Perencanaan termasuk siapa saja dari atas, serta direktur sumber daya manusia, supervisor perawat, atau direktur fasilitas.
Bagian Perencanaan jauh lebih kecil daripada Bagian Operasi dengan empat unit: Sumber Daya, Situasi, Dokumentasi, dan Demobilisasi. Pada insiden kecil, Kepala Bagian Perencanaan dapat menangani semua tanggung jawab bagian ini sendirian.
Bagian Logistik (Rompi Kuning)
Kepala Seksi Logistik melapor kepada Komandan Insiden dan bertanggung jawab untuk mendapatkan semua persediaan, personel, peralatan, dan sumber daya lain yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Kepala Logistik bisa jadi Kepala Pengadaan rumah sakit, direktur layanan pendukung, COO, direktur fasilitas, atau direktur gudang. Bagian Logistik adalah yang kedua setelah Bagian Operasi. Ada dua cabang:
- Cabang Pelayanan mengurus semua orang yang berbicara dan makan. Direktur Cabang Layanan mengawasi Pimpinan Unit Komunikasi, Pimpinan Unit Layanan Makanan, dan Pimpinan Unit Peralatan IT / IS.
- Direktur Cabang Dukungan memastikan Kepala Bagian Operasi memiliki semua yang dia butuhkan. Cabang Dukungan memiliki sebanyak lima unit: Persediaan, Kumpulan Tenaga Kerja dan Kredensial, Kesehatan dan Kesejahteraan Karyawan, Transportasi, dan Perawatan Keluarga Karyawan.
Bagian Keuangan / Administrasi (Rompi Hijau)
Mungkin bukan kebetulan bahwa staf Bagian Keuangan mengenakan rompi hijau. Kepala Bagian Keuangan (juga bisa disebut Kepala Bagian Admin) memantau biaya dan memproses pembayaran. Jika Bagian Logistik meminta sesuatu, Bagian Keuangan akan mendapatkan (membelinya). Bagian Keuangan kira-kira berukuran sama dengan Bagian Perencanaan dan seperti saudara organisasinya, Kepala Bagian Keuangan dapat bertindak sendiri dalam kasus insiden yang lebih kecil. Kandidat yang baik untuk Kepala Keuangan adalah Kepala Pejabat Keuangan (CFO) rumah sakit atau eksekutif keuangan lainnya, direktur layanan bisnis, Kepala Pejabat Informasi (CIO), pengawas keuangan / pengawas, atau VP administrasi.