Bagaimana Mendapatkan Salinan Rekam Medis Anda

Isi

• Siapa yang Mungkin Meminta Rekam Medis
• Catatan Yang Dapat Diberikan
• Catatan Penyedia Anda Mungkin Menolak
• Bagaimana Meminta Rekam Medis Anda
• Biaya Layanan
• Untuk Dokter Tidak Lagi dalam Praktek
• Memperbaiki kesalahan
• Sebuah Kata Dari Sangat Baik

Meninjau catatan medis Anda bukan hanya hal yang cerdas untuk dilakukan, itu hak Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memperbarui informasi apa pun yang mungkin penting untuk perawatan Anda atau untuk menanyakan kepada dokter Anda tentang resep atau hasil tes yang hilang atau salah.

Secara historis, catatan medis disimpan dan dipelihara oleh penyedia perawatan primer. Dalam beberapa tahun terakhir, tren telah muncul yang telah melihat pasien mengambil tanggung jawab untuk penyimpanan dan pemeliharaan catatan medis mereka sendiri.

Kecuali Anda berada dalam sistem perawatan kesehatan yang memberi Anda akses ke rekam medis elektronik (EMR), Anda perlu mengambil langkah-langkah untuk meminta salinan untuk diri Anda sendiri.

Menurut Undang-undang Portabilitas dan Akuntansi asuransi kesehatan (HIPAA) tahun 1996, Anda berhak memperoleh salinan dari sebagian besar catatan medis Anda, baik disimpan secara elektronik atau di atas kertas. Ini termasuk catatan dokter, hasil tes medis, laporan lab, dan informasi penagihan.

Siapa yang Mungkin Meminta Rekam Medis

Meskipun dirancang untuk melindungi privasi Anda, peraturan HIPAA sangat luas sehingga banyak penyedia masih bingung tentang cara menegakkannya. Ini terkadang dapat mempersulit untuk mendapatkan catatan Anda, bahkan jika Anda sepenuhnya berhak atasnya.

Menurut HIPAA, Anda berhak meminta rekam medis dalam keadaan berikut:

• Anda adalah pasien atau orang tua atau wali dari pasien yang catatannya sedang diminta.
• Anda adalah pengasuh atau advokat yang telah mendapatkan izin tertulis dari pasien. Dalam beberapa kasus, penyedia layanan kesehatan akan memberi Anda formulir izin yang harus diisi oleh pasien.

Banyak orang beranggapan bahwa hanya mereka atau orang yang ditunjuk yang dapat memperoleh salinan catatan medis mereka. Di bawah hukum, ada individu atau organisasi lain yang mungkin juga memiliki hak.

Ini tidak hanya mencakup dokter perawatan primer Anda tetapi juga entitas yang dilindungi pihak ketiga yang mungkin Anda secara sadar atau tidak sadar telah memberikan haknya saat menandatangani formulir penerimaan atau pendaftaran pasien. Ini tidak hanya mencakup praktisi medis, tetapi organisasi seperti perusahaan asuransi, rumah sakit, laboratorium, panti jompo, pusat rehabilitasi, dan penyedia penagihan.

Saat ini, beberapa orang bahkan meminta informasi medis mereka dibagikan dengan aplikasi seluler (seperti yang memantau kesehatan jantung atau diabetes Anda). Di bawah HIPAA, Anda memiliki hak untuk meminta ini dengan pemahaman bahwa dokter yang merilis informasi tidak bertanggung jawab atas cara penyedia aplikasi seluler menggunakan atau mengamankan informasi Anda.

Untuk tujuan ini, Anda berkepentingan untuk membaca setiap registrasi medis atau dokumen penerimaan untuk memahami sepenuhnya hak yang Anda berikan dan dengan siapa informasi Anda dapat dibagikan.

Catatan Yang Dapat Diberikan

Meskipun Anda memiliki hak atas sebagian besar rekam medis Anda, ada beberapa yang dapat ditahan oleh penyedia layanan kesehatan. Usia kumpulan rekam medis tertentu juga dapat memengaruhi kemampuan memperolehnya — sebagian besar penyedia, termasuk dokter, rumah sakit, dan laboratorium, diharuskan menyimpan rekam medis dewasa setidaknya selama enam tahun, meskipun hal ini dapat berbeda di setiap negara bagian.

Berapa lama catatan disimpan untuk anak-anak juga diatur. Tergantung pada negara bagian, catatan anak harus disimpan selama tiga hingga 10 tahun setelah usia 18 atau 21 tahun.

Di antara berbagai catatan yang berhak Anda peroleh:

• Semua catatan atau rekaman yang dibuat sendiri oleh penyedia
• Hasil diagnostik apa pun yang salinannya dimiliki oleh penyedia termasuk tes darah, sinar-X, mammogram, tes genetik, biopsi, dll.
• Setiap informasi yang diberikan oleh dokter lain yang digunakan untuk menegakkan diagnosis dan / atau pengobatan langsung

Jika Anda mencari tes laboratorium tertentu atau catatan masuk rumah sakit, seringkali yang terbaik adalah memintanya dari laboratorium atau rumah sakit daripada dari dokter perawatan primer Anda. Mereka cenderung lebih lengkap dan bahkan dapat disimpan untuk jangka waktu yang lebih lama daripada praktik medis swasta.

Catatan Penyedia Anda Mungkin Menolak

Ada catatan yang Anda mungkin tidak dapat mengaksesnya. Ini terutama melibatkan catatan kesehatan mental yang catatan penyedia dapat dianggap sebagai "kesan" daripada diagnosis. Telah dikatakan bahwa pengungkapan catatan ini dapat membahayakan hubungan dokter-pasien atau disalahartikan ketika diambil di luar konteks.

Dengan demikian, penyedia tidak dapat menyangkal permintaan Anda karena itu mungkin menyakiti perasaan Anda. Ini hanya dapat disangkal jika rilis informasi dapat memaksa Anda untuk merugikan diri sendiri atau orang lain. Jika ditolak, penolakan harus diberikan kepada Anda secara tertulis.

Berdasarkan undang-undang, ada beberapa kasus ketika informasi kesehatan Anda mungkin dirahasiakan, meskipun batasan ini tunduk pada interpretasi yang luas. Ini termasuk:

• Catatan psikoterapi; ini adalah catatan yang dibuat oleh dokter dan mungkin tidak dimasukkan dalam rekam medis Anda
• Informasi yang telah dikumpulkan untuk digunakan dalam gugatan

Jika Anda merasa ditolak akses ke rekam medis tertentu secara tidak adil, Anda dapat mengajukan keluhan ke Kantor Hak Sipil (OCR) di Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan. Anda dapat melakukan hal yang sama jika kerahasiaan medis Anda telah dilanggar.

Jika OCR setuju bahwa keluhan Anda dapat dibenarkan, OCR akan menginstruksikan dokter atau fasilitas untuk mengambil tindakan korektif atau memberlakukan penyelesaian jika kerugian yang sebenarnya terjadi. Keluhan harus diajukan dalam waktu 180 hari sejak pelanggaran tersebut.

Undang-undang juga melarang pembalasan di pihak entitas yang dilindungi jika keluhan diajukan, seperti penghentian layanan atau kenaikan biaya layanan.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Akses Rekam Medis Anda Ditolak

Bagaimana Meminta Rekam Medis Anda

Kebanyakan tempat praktik atau fasilitas akan meminta Anda mengisi formulir untuk meminta rekam medis Anda. Formulir permintaan ini biasanya dapat diambil di kantor atau dikirim melalui faks, layanan pos, atau email.

Jika kantor tidak memiliki formulir, Anda dapat menulis surat untuk mengajukan permintaan Anda. Pastikan untuk memasukkan:

• Namamu
• Nomor keamanan sosial
• Tanggal lahir
• Alamat dan nomor telepon
• Alamat email
• Daftar catatan yang diminta
• Tanggal layanan
• Opsi pengiriman (faks, pos, email, secara langsung)
• Tanda tangan

Setelah permintaan dibuat, Anda mungkin harus menunggu beberapa saat sebelum catatan benar-benar diterima. Undang-undang negara bagian bervariasi tetapi biasanya mengharuskan pengiriman dalam 30 hingga 60 hari. Pastikan untuk menyimpan salinan permintaan asli, dan hubungi Departemen Kesehatan negara bagian Anda jika Anda gagal menerima dokumen setelah mencoba berulang kali.

Biaya Layanan

Ketahuilah bahwa Anda mungkin harus membayar biaya rekam medis jika Anda ingin mengirimkannya di atas kertas, faks, atau media elektronik. Meskipun harganya bisa bervariasi, itu harus masuk akal.

Selain itu, Anda berhak atas catatan tersebut meskipun Anda belum membayar dokter atau fasilitas untuk prosedur tersebut. Catatan tidak dapat ditahan untuk non-pembayaran, dan Anda tidak dapat dikenakan biaya selangit untuk mengkompensasi non-pembayaran layanan. Jika ada uang yang terhutang, dokter atau fasilitas dapat mencari cara untuk menagihnya, seperti tindakan hukum atau layanan penagihan hutang.

Biaya untuk Salinan Rekam Medis Anda

Untuk Dokter Tidak Lagi dalam Praktek

Jika dokter Anda pensiun atau tidak lagi berpraktik, semua catatan medis harus tetap disimpan di bawah hukum. Ini berkaitan bahkan jika seorang dokter telah meninggal atau membubarkan praktik tersebut tanpa penjualan.

Berdasarkan undang-undang, catatan medis harus ditransfer ke penyedia layanan kesehatan lain yang setuju untuk menerima tanggung jawab. Jika penyedia tidak dapat ditemukan, catatan tersebut dapat diarsipkan dengan perusahaan penyimpanan komersial terkemuka.

Demikian pula, jika dokter Anda telah meninggalkan praktik tetapi praktik tersebut masih beroperasi, catatan Anda harus disimpan oleh anggota yang tersisa. Jika praktik dijual, praktik baru akan bertanggung jawab atas pemeliharaan catatan dan bertanggung jawab jika catatan hilang atau salah penanganan.

Melacak catatan Anda terkadang menjadi tantangan, terutama jika kantor dokter ditutup tanpa detail penerusan. Dalam contoh ini, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan:

• Hubungi masyarakat medis negara bagian atau lokal Anda. Banyak dari organisasi ini memerlukan pendaftaran tahunan, kemungkinan besar mereka memiliki informasi kontak terbaru.
• Bicaralah dengan perusahaan asuransi kesehatan Anda. Jika dokter masih merupakan penyedia yang disetujui, firma asuransi Anda akan memiliki rincian kontak.
• Hubungi rumah sakit mana pun tempat dokter Anda berkeliling. Rumah sakit mengharuskan dokter menjalani proses formal untuk mendapatkan hak istimewa rumah sakit. Departemen sumber daya manusia biasanya memiliki rincian file.

Jika semuanya gagal, Anda mungkin perlu merekonstruksi file Anda dengan menghubungi berbagai laboratorium, rumah sakit, atau spesialis yang Anda gunakan. Perusahaan asuransi kesehatan Anda, baik dulu maupun sekarang, dapat memberi Anda perincian klaim apa pun yang dibuat atas nama Anda.

Memperbaiki kesalahan

Setelah Anda mendapatkan salinan rekam medis Anda, tinjau dengan cermat. Jika Anda menemukan kesalahan atau kelalaian, Anda harus segera memperbaikinya untuk memastikan bahwa hal itu tidak membahayakan perawatan Anda di masa mendatang.

Sebagian besar penyedia akan setuju untuk memperbaiki kesalahan faktual atau melacak laporan yang seharusnya disimpan dalam file Anda.

Namun, hal ini tidak mencakup perbedaan pendapat yang berhak dinyatakan oleh dokter Anda. Ini termasuk catatan mengenai faktor-faktor yang berkontribusi pada suatu penyakit (seperti alkoholisme atau HIV) yang sebaiknya tidak Anda miliki dalam catatan medis Anda. Mengubah atau menghilangkan catatan tidak hanya akan menimbulkan masalah etika, tetapi juga dapat membuat dokter terkena tindakan hukum.

Dengan demikian, jika Anda yakin bahwa penolakan koreksi tidak adil atau membahayakan Anda, ajukan keluhan ke OCR dengan merinci sengketa tersebut. Mereka dapat meninjau bukti dan memutuskan apakah koreksi diperlukan.

Bagaimana Memperbaiki Kesalahan dalam Rekam Medis Anda

Sebuah Kata Dari Sangat Baik

Mengetahui apa yang ada dalam rekam medis Anda sama pentingnya dengan menemui dokter. Jika Anda memiliki akses ke rekam medis elektronik Anda, pastikan untuk memeriksanya setelah setiap janji temu atau kunjungan perawatan kesehatan. Ini memungkinkan Anda melakukan koreksi saat diperlukan dan berpartisipasi lebih aktif jika dan saat perawatan medis diperlukan.